Hội nghị nhà chung cư lần đầu: khi nào UBND cấp xã phải tổ chức

Một chung cư ở TP.HCM đáng lẽ phải tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu từ tháng 8/2023, nhưng tới nay chủ đầu tư vẫn không tổ chức. Cư dân không có ban quản trị, không có ai đại diện để làm việc về quỹ bảo trì và vận hành. Quy định có lối ra cho tình huống này: UBND cấp xã phải đứng ra tổ chức.

Ba trường hợp UBND cấp xã phải tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu

Khoản 5 Điều 15 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định UBND cấp xã nơi có nhà chung cư có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp:

• Chung cư đã bàn giao đưa vào sử dụng quá 12 tháng và đã có đủ 50% số căn hộ được bàn giao, nhưng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị, và có đơn đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao;
• Không đủ số người tham dự hội nghị theo quy định, và có văn bản đề nghị của chủ đầu tư hoặc đơn đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao;
• Chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản theo quy định, và có đơn đề nghị.

Trường hợp thứ nhất đúng với tình huống nêu ở đầu bài, và là trường hợp phổ biến nhất.

Ba điều kiện của trường hợp thứ nhất phải cùng đủ

Đọc kỹ thì trường hợp thứ nhất có ba vế, thiếu một là chưa đủ căn cứ:

• Quá 12 tháng kể từ khi bàn giao đưa vào sử dụng;
• Đủ 50% số căn hộ đã được bàn giao;
• Có đơn đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.

Vế thứ ba là vế mà cư dân chủ động được. Hai vế đầu là dữ kiện thực tế của toà nhà; vế thứ ba là hành động phải có người làm. Không có đơn thì UBND cấp xã chưa phát sinh trách nhiệm tổ chức, dù hai điều kiện kia đã đủ từ lâu.

Đây là lý do nhiều chung cư kéo dài nhiều năm không có ban quản trị: ai cũng chờ chủ đầu tư, không ai gửi đơn.

Việc cư dân nên làm

• Xác định mốc bàn giao đưa vào sử dụng của toà nhà và đối chiếu mốc 12 tháng;
• Ước lượng tỷ lệ căn hộ đã bàn giao, cần đạt từ 50%;
• Cử đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao gửi đơn tới UBND cấp xã nơi có nhà chung cư;
• Ghi rõ trong đơn rằng chủ đầu tư không tổ chức hội nghị, kèm mốc thời gian và căn cứ tại khoản 5 Điều 15 Quy chế kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD;
• Giữ biên nhận nộp đơn.

Lưu ý một chi tiết dễ bỏ qua: quy định nói đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao. Người chưa nhận bàn giao căn hộ chưa thuộc nhóm này.

Vì sao mốc “cấp xã” quan trọng sau sắp xếp bộ máy

Quy định giao trách nhiệm cho UBND cấp xã nơi có nhà chung cư. Sau khi bỏ cấp huyện từ 01/7/2025, đây chính là cấp chính quyền cơ sở trực tiếp — phường hoặc xã nơi toà nhà toạ lạc.

Nếu bạn tìm hướng dẫn cũ trên mạng và thấy nhắc tới UBND cấp quận, huyện, thì đó là tài liệu chưa cập nhật theo bộ máy hiện hành. Hãy gửi đơn tới UBND phường hoặc xã.

Trường hợp chủ đầu tư đã giải thể hoặc phá sản

Trường hợp thứ ba trong danh sách xử lý tình huống không còn ai để chờ. Khi chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản, cư dân gửi đơn đề nghị và UBND cấp xã tổ chức hội nghị.

Đây là điểm đáng biết với những toà nhà mà chủ đầu tư đã biến mất khỏi thực tế nhưng cư dân vẫn nghĩ phải chờ họ mới làm được gì.

Câu hỏi thường gặp

Chủ đầu tư không tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thì làm gì?
Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao gửi đơn đề nghị tới UBND cấp xã nơi có nhà chung cư, khi toà nhà đã bàn giao quá 12 tháng và có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.

Điều kiện 50% tính theo gì?
Theo số căn hộ đã được bàn giao, theo quy định dẫn chiếu tại điểm a khoản 1 Điều 15 của Quy chế.

Gửi đơn tới cấp nào?
UBND cấp xã nơi có nhà chung cư, tức phường hoặc xã. Cấp huyện đã bỏ từ 01/7/2025.

Hội nghị không đủ người tham dự thì sao?
Đó là trường hợp thứ hai: UBND cấp xã tổ chức khi có văn bản đề nghị của chủ đầu tư hoặc đơn của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.

Chủ đầu tư phá sản rồi thì có tổ chức được không?
Được. Đây là trường hợp thứ ba, cần có đơn đề nghị.

Người chưa nhận bàn giao căn hộ có gửi đơn được không?
Quy định nêu đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.

Nội dung trả lời của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản đăng tại mục hỏi đáp của Bộ Xây dựng. Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư đã được sửa đổi nhiều lần, nên khi soạn đơn hãy đối chiếu bản hợp nhất mới nhất của Thông tư 05/2024/TT-BXD. Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho chung cư xem tại Thông tư 31/2026/TT-BXD.