Hồ sơ đề nghị cấp chứng chỉ hành nghề gồm những gì

Bộ hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề khác nhau tuỳ bạn làm cấp mới, cấp lại hay cấp chuyển đổi. Bài này liệt kê đúng từng loại theo Điều 39, kèm hai quy định mới đáng chú ý: nhiều giấy tờ không phải nộp nếu dữ liệu đã có trên hệ thống.

Hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề: trường hợp cấp mới

Khoản 1 Điều 39 Nghị định 212/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị theo Mẫu số 01 Phụ lục III — bản gốc nếu nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính; nộp trực tuyến thì kê khai trên biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công quốc gia;
• Tệp tin ảnh màu 4×6 cm nền trắng, chụp trong thời gian không quá 06 tháng;
• Văn bằng phù hợp với lĩnh vực, hạng đề nghị cấp;
• Chứng chỉ hành nghề đã được cấp trước đó (nếu có), phù hợp với thời gian và phạm vi chứng minh kinh nghiệm;
• Các quyết định phân công công việc của tổ chức cho cá nhân, hoặc văn bản xác nhận của đại diện hợp pháp của chủ đầu tư, hoặc văn bản của cơ quan chuyên môn về xây dựng có nội dung liên quan đến kinh nghiệm đã kê khai;
• Giấy tờ về cư trú hoặc giấy phép lao động với người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài.

Với người hành nghề độc lập, thay cho quyết định phân công là hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu các công việc đã kê khai.

Điểm g quy định về hình thức: các tài liệu tại điểm c, d, đ và e phải là bản sao có chứng thực khi nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính; hoặc tệp tin bản sao điện tử được chứng thực khi nộp trực tuyến.

Hai trường hợp không phải nộp giấy tờ

Đây là phần mới đáng chú ý nhất, và nhiều người vẫn photo công chứng cả tập vì không biết.

Văn bằng — nếu thông tin về văn bằng, trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo đã được lưu trữ, kết nối, chia sẻ và xác thực từ Cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục hoặc cơ sở dữ liệu có thẩm quyền khác thì cá nhân không phải nộp tài liệu này.

Chứng chỉ hành nghề cũ — nếu thông tin đã được lưu trữ, cập nhật, kết nối, chia sẻ và xác thực trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng hoặc cơ sở dữ liệu của cơ quan chuyên môn về xây dựng thì cũng không phải nộp.

Việc nên làm trước khi đi công chứng: hỏi cơ quan tiếp nhận xem dữ liệu của bạn đã có trên hệ thống chưa. Cơ chế dữ liệu này quy định tại Thông tư 39/2026/TT-BXD. Cách tra cứu chứng chỉ của mình ở bài tra cứu chứng chỉ hành nghề xây dựng.

Bằng không ghi rõ chuyên ngành thì nộp thêm bảng điểm

Điểm c khoản 1 nêu rõ: trường hợp trên văn bằng không ghi hoặc ghi không rõ chuyên ngành đào tạo thì phải nộp kèm bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng để làm cơ sở kiểm tra, đánh giá.

Với văn bằng do cơ sở đào tạo nước ngoài cấp: người nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có bản hợp pháp hoá lãnh sự và bản dịch tiếng Việt được công chứng, chứng thực; các trường hợp còn lại thì văn bằng phải được hệ thống giáo dục Việt Nam công nhận.

Chi tiết cách xét chuyên môn ở bài chuyên môn đào tạo phù hợp.

Hồ sơ cấp lại gọn hơn nhiều

Khoản 2 Điều 39 quy định hồ sơ cấp lại chỉ gồm ba thứ:

• Đơn đề nghị theo Mẫu số 01 Phụ lục III;
• Tệp tin ảnh màu 4×6 cm nền trắng, chụp trong 06 tháng;
• Bản gốc chứng chỉ hành nghề đề nghị cấp lại. Trường hợp bị mất, hoặc đã bị thu hồi theo khoản 4 Điều 29, thì phải có cam kết của người đề nghị.

Không phải nộp lại văn bằng, không phải chứng minh lại kinh nghiệm. Đây là lý do phải chọn đúng loại thủ tục ngay từ đầu — xem bài cấp mới, cấp lại, cấp chuyển đổi. Nhắc lại điểm hay nhầm: chứng chỉ hết hạn thuộc diện cấp mới, không phải cấp lại.

Hồ sơ cấp chuyển đổi

Khoản 3 quy định dùng Mẫu số 02 Phụ lục III thay vì Mẫu số 01, kèm ảnh 4×6 như trên, và văn bằng, giấy phép năng lực hành nghề do cơ sở đào tạo hoặc cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp đã được hợp pháp hoá lãnh sự và có bản dịch tiếng Việt được công chứng, chứng thực.

Sau khi nộp

Theo khoản 5 Điều 30, hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ thì cơ quan phải thông báo một lần bằng văn bản, nêu rõ lý do, trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận. Văn bản đó là thứ bạn cần đọc kỹ nếu bị trả hồ sơ.

Có một hậu quả nặng ít người biết, ở khoản 6 Điều 30: nếu cơ quan cấp hoặc hội đồng phát hiện giả mạo giấy tờ hoặc kê khai không trung thực, họ dừng xem xét hồ sơ và không giải quyết tiếp. Người đó chỉ được nộp lại hồ sơ sau 12 tháng kể từ ngày có văn bản thông báo. Mất một năm chỉ vì một giấy tờ khai khống là cái giá quá đắt so với việc chờ thêm vài tháng cho đủ kinh nghiệm thật.

Hồ sơ cấp mới và cấp chuyển đổi còn phải qua hội đồng xét cấp theo Điều 40. Đầu mối tiếp nhận ở bài thẩm quyền cấp chứng chỉ hành nghề.

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ cấp mới gồm những gì?
Đơn theo Mẫu số 01, ảnh 4×6, văn bằng, chứng chỉ cũ nếu có, quyết định phân công công việc hoặc xác nhận của chủ đầu tư, và giấy tờ cư trú với người nước ngoài.

Có phải nộp bản sao công chứng văn bằng không?
Không, nếu thông tin văn bằng đã được lưu trữ và xác thực từ Cơ sở dữ liệu ngành Giáo dục hoặc cơ sở dữ liệu có thẩm quyền khác.

Ảnh yêu cầu thế nào?
Tệp tin ảnh màu 4×6 cm nền trắng, chụp trong thời gian không quá 06 tháng.

Hồ sơ cấp lại cần gì?
Đơn, ảnh và bản gốc chứng chỉ đề nghị cấp lại; nếu mất thì có cam kết của người đề nghị.

Hành nghề độc lập chứng minh kinh nghiệm bằng gì?
Hợp đồng kinh tế và biên bản nghiệm thu các công việc đã kê khai.

Bằng không ghi chuyên ngành thì sao?
Nộp kèm bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng để làm cơ sở kiểm tra, đánh giá.

Quy định trích từ bản đăng Công báo của Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Biểu mẫu nằm ở Phụ lục III của nghị định.

Nộp xong rồi chờ bao lâu, xem bài thời hạn cấp chứng chỉ hành nghề.

Hồ sơ nộp trước 01/7/2026 xét theo văn bản nào, xem bài Nghị định 175/2024 còn hiệu lực không.