Phần mềm dự toán và bộ định mức mới: cần kiểm gì từ 01/7/2026

Từ 01/7/2026, bộ định mức xây dựng đã đổi và cách quản lý chi phí cũng đổi theo. Câu hỏi thiết thực với người lập dự toán không phải “phần mềm dự toán nào tốt nhất”, mà là phần mềm đang dùng đã cập nhật đúng chưa, và những gì cần hỏi nhà cung cấp trước khi nhận một hồ sơ mới.

Bài này bám các văn bản đã kiểm chứng, không xếp hạng sản phẩm. Tính năng phần mềm thay đổi theo từng bản phát hành, nên phần kiểm tra dưới đây viết dưới dạng câu hỏi để bạn tự đối chiếu với công cụ mình dùng.

Bộ định mức mới gồm tám phụ lục

Thông tư 38/2026/TT-BXD ngày 26/6/2026, hiệu lực 01/7/2026, ban hành tám phụ lục định mức:

• Phụ lục I — định mức dự toán khảo sát xây dựng công trình;
• Phụ lục II — định mức dự toán xây dựng công trình;
• Phụ lục III — định mức dự toán lắp đặt hệ thống kỹ thuật của công trình;
• Phụ lục IV — định mức dự toán lắp đặt máy và thiết bị công nghệ;
• Phụ lục V — định mức dự toán thí nghiệm chuyên ngành xây dựng;
• Phụ lục VI — định mức dự toán sửa chữa và bảo dưỡng công trình xây dựng;
• Phụ lục VII — định mức sử dụng vật liệu xây dựng;
• Phụ lục VIII — định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng.

Khoản 2 Điều 2 ghi rõ thông tư này thay thế Thông tư 12/2021/TT-BXD, Thông tư 09/2024/TT-BXD, Thông tư 08/2025/TT-BXD và Điều 2 Thông tư 60/2025/TT-BXD.

Đây là điểm đầu tiên cần kiểm với phần mềm dự toán: bộ dữ liệu trong máy còn mang mã hiệu của Thông tư 12/2021 thì đang là bộ đã hết hiệu lực. Đặc biệt lưu ý Phụ lục VIII — nơi chứa định mức chi phí tư vấn, thứ mà nhiều người vẫn tra theo bảng cũ. Trường hợp cụ thể về chi phí thiết kế nằm ở bài chi phí thiết kế xây dựng khi thiết bị chiếm từ 50%.

Giá địa phương công bố trước 01/7/2026 vẫn dùng được

Đây là chỗ dễ hiểu sai theo hướng ngược lại — tưởng rằng mọi thứ cũ đều hết giá trị. Khoản 7 Điều 36 Nghị định 206/2026/NĐ-CP quy định:

“Hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng, giá nhân công xây dựng, giá ca máy và thiết bị thi công đã được cơ quan có thẩm quyền ban hành, công bố trước ngày 01 tháng 7 năm 2026 thì tiếp tục được áp dụng, tham khảo để xác định chi phí đầu tư xây dựng đến khi được các Bộ quản lý công trình xây dựng chuyên ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh rà soát, cập nhật, ban hành và có hiệu lực.”

Nghĩa là bộ đơn giá, giá nhân công và giá ca máy của tỉnh vẫn còn hiệu lực sử dụng cho tới khi tỉnh công bố bản cập nhật. Phần mềm dự toán vì vậy phải giữ song song bộ định mức mới theo Thông tư 38/2026 và bộ giá địa phương hiện hành, kèm ngày công bố của từng bộ.

Dự toán đang trình thẩm định có thể bị trả hồ sơ

Điều 36 Nghị định 206/2026 có một quy định chuyển tiếp mạnh mà người lập dự toán cần biết ngay. Tóm tắt theo tình huống:

• Dự toán đã được phê duyệt trước 01/7/2026 — không phải phê duyệt lại. Các hoạt động quản lý chi phí tiếp theo chưa thực hiện thì theo Nghị định 206 (khoản 2);
• Dự toán đã trình thẩm định, đến 01/7/2026 chưa có thông báo kết quả — cơ quan chuyên môn dừng việc thẩm định và có văn bản gửi chủ đầu tư để nhận lại hồ sơ; chủ đầu tư tự tổ chức thẩm định, phê duyệt theo Nghị định 206 (khoản 5);
• Đã có thông báo kết quả thẩm định — chủ đầu tư tổng hợp ý kiến, cập nhật dự toán, thẩm định và phê duyệt theo Nghị định 206 (khoản 5);
• Gói thầu đã ký hợp đồng — thực hiện theo hợp đồng đã ký và pháp luật về hợp đồng xây dựng (khoản 6).

Trường hợp thứ hai là trường hợp phải xử lý gấp nhất: hồ sơ bị trả về, và thẩm quyền phê duyệt chuyển về chủ đầu tư.

Vận dụng và điều chỉnh định mức là quyền được ghi trong nghị định

Nhiều người lập dự toán ngại đụng vào định mức vì sợ bị bắt lỗi. Nghị định 206/2026 quy định rõ đây là việc được phép:

Trong quá trình lập tổng mức đầu tư xây dựng và dự toán xây dựng, chủ đầu tư và tổ chức, cá nhân lập dự toán được áp dụng, vận dụng, điều chỉnh định mức dự toán trên cơ sở hệ thống định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, hoặc căn cứ vào công nghệ thi công, biện pháp thi công, điều kiện thi công dự kiến để tổ chức xây dựng, xác định định mức.

Nghị định cũng nêu trường hợp chưa có định mức, hoặc có nhưng chưa phù hợp với thiết kế, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện thi công, biện pháp thi công của công trình thì căn cứ vào công nghệ thi công, điều kiện thi công, biện pháp thi công dự kiến để vận dụng, tính toán, điều chỉnh định mức.

Hệ quả với phần mềm: công cụ phải cho phép sửa định mức và lưu vết — giữ được mã hiệu gốc, phần đã điều chỉnh, và căn cứ điều chỉnh. Phần mềm chỉ tra cứu mà không cho sửa, hoặc cho sửa mà không lưu vết, sẽ khiến bạn không giải trình được khi thẩm tra.

Bảy câu hỏi nên đặt cho nhà cung cấp phần mềm dự toán

• Đã cập nhật đủ tám phụ lục của Thông tư 38/2026 chưa, hay mới có Phụ lục II?
• Phụ lục VIII về chi phí quản lý dự án và tư vấn đã thay bảng của Thông tư 12/2021 chưa?
• Có giữ song song bộ giá địa phương công bố trước 01/7/2026 theo khoản 7 Điều 36 không?
• Có hiển thị ngày ban hành, ngày công bố của từng bộ dữ liệu để biết mình đang dùng bản nào?
• Có cho phép điều chỉnh định mức và lưu vết căn cứ điều chỉnh không?
• Có xuất được thuyết minh nêu rõ định mức nào áp dụng nguyên, định mức nào vận dụng hay điều chỉnh?
• Hồ sơ lập trước 01/7/2026 có chuyển đổi được sang bộ mới, hay phải nhập lại?

Đừng nhầm ba thông tư cùng ngày

Ba thông tư cùng ban hành 26/6/2026 và cùng hiệu lực 01/7/2026, rất dễ mở nhầm:

• Thông tư 36/2026/TT-BXD — phương pháp xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng;
• Thông tư 37/2026/TT-BXD — phương pháp xác định định mức dự toán, giá nhân công, giá ca máy;
• Thông tư 38/2026/TT-BXD — bộ số liệu định mức, tám phụ lục.

Cần biết bao nhiêu thì mở 38. Cần biết tính thế nào thì mở 36 hoặc 37. Toàn bộ có trong thư viện văn bản. Về mảng mô hình, xem bài xuất IFC từ Revit và bài kiểm tra mô hình BIM trước khi nộp.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm dự toán cần cập nhật gì từ 01/7/2026?
Tám phụ lục định mức của Thông tư 38/2026/TT-BXD, thay cho Thông tư 12/2021, 09/2024, 08/2025 và Điều 2 Thông tư 60/2025.

Bộ đơn giá của tỉnh còn dùng được không?
Còn. Định mức, giá xây dựng, giá nhân công và giá ca máy công bố trước 01/7/2026 tiếp tục được áp dụng, tham khảo cho tới khi cơ quan có thẩm quyền cập nhật và ban hành bản mới.

Dự toán đã duyệt trước 01/7/2026 có phải làm lại không?
Không phải phê duyệt lại. Các hoạt động quản lý chi phí tiếp theo chưa thực hiện thì theo Nghị định 206/2026/NĐ-CP.

Dự toán đang chờ thẩm định thì sao?
Nếu đến 01/7/2026 chưa có thông báo kết quả, cơ quan chuyên môn dừng thẩm định và trả hồ sơ; chủ đầu tư tự tổ chức thẩm định và phê duyệt theo Nghị định 206.

Có được sửa định mức không?
Được. Nghị định cho phép áp dụng, vận dụng, điều chỉnh định mức dự toán; trường hợp chưa có định mức hoặc chưa phù hợp thì căn cứ công nghệ, điều kiện và biện pháp thi công dự kiến để tính toán, điều chỉnh.

Định mức chi phí tư vấn nằm ở đâu?
Phụ lục VIII Thông tư 38/2026/TT-BXD.

Nội dung pháp lý đối chiếu từ bản đăng Công báo của Nghị định 206/2026/NĐ-CP và Thông tư 38/2026/TT-BXD, kiểm chứng ngày 09/8/2026. Bài không đánh giá sản phẩm cụ thể — hãy dùng danh mục câu hỏi ở trên để tự kiểm với công cụ bạn đang dùng.