Nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài và văn phòng điều hành

Có giấy phép rồi mới là bắt đầu. Nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài được Điều 48 Nghị định 212/2026 liệt kê thành mười hai điểm, kèm ba quyền. Trong đó nghĩa vụ về văn phòng điều hành có một ngoại lệ mà nhiều nhà thầu tư vấn không biết mình được hưởng.

Quyền và nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài nằm ở Điều 48

Khoản 1 Điều 48 Nghị định 212/2026/NĐ-CP ghi nhận:

• Yêu cầu cơ quan có chức năng hướng dẫn việc lập hồ sơ xin cấp giấy phép và các vấn đề liên quan;
• Khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân thực hiện các công việc theo nghị định;
• Được bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong kinh doanh tại Việt Nam theo giấy phép đã cấp.

Quyền thứ nhất đáng dùng hơn nhiều người nghĩ: khi vướng ở khâu hồ sơ, đây là căn cứ để đề nghị cơ quan hướng dẫn bằng văn bản.

Văn phòng điều hành: quy tắc và ba ngoại lệ

Đứng đầu danh sách nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài, điểm a khoản 2 đặt nghĩa vụ nền: sau khi được cấp giấy phép, nhà thầu lập văn phòng điều hành tại nơi có dự án, đăng ký địa chỉ, số điện thoại, số fax, e-mail, dấu, tài khoản và mã số thuế của văn phòng. Thông báo theo Mẫu số 13 Phụ lục III.

Nhưng ngay trong điểm a có ba tình huống được xử lý khác nhau:

• Hợp đồng lập quy hoạch đô thị và nông thôn, lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình — nhà thầu được lập văn phòng điều hành tại nơi đăng ký trụ sở của chủ đầu tư, hoặc không lập văn phòng điều hành tại Việt Nam;
• Hợp đồng thi công xây dựng, giám sát thi công công trình đi qua nhiều tỉnh — lập văn phòng tại địa phương đã cấp giấy phép hoạt động xây dựng;
• Các trường hợp còn lại — lập tại nơi có dự án.

Ngoại lệ thứ nhất là điều đáng nhớ nhất với nhà thầu tư vấn: làm quy hoạch, khảo sát hay thiết kế thì có thể không cần lập văn phòng điều hành tại Việt Nam.

Ngoại lệ thứ hai nối với quy định về thẩm quyền: công trình qua từ hai tỉnh trở lên thì nộp hồ sơ tại tỉnh dự kiến đặt văn phòng, và văn phòng đặt tại chính tỉnh đã cấp phép. Xem bài hồ sơ và nơi nộp.

Điều khoản cũng nói rõ vòng đời: văn phòng điều hành chỉ tồn tại trong thời gian thực hiện hợp đồng và giải thể khi hết hiệu lực của hợp đồng.

Con dấu chỉ dùng cho đúng hợp đồng đó

Điểm b yêu cầu đăng ký, hủy mẫu con dấu và nộp lại con dấu khi kết thúc hợp đồng. Câu quan trọng nằm ở vế sau: nhà thầu chỉ được sử dụng con dấu này trong công việc phục vụ thực hiện hợp đồng tại Việt Nam theo quy định tại giấy phép hoạt động xây dựng.

Con dấu gắn với một hợp đồng, không phải con dấu dùng chung cho hoạt động của nhà thầu tại Việt Nam.

Thuế, kế toán, tài khoản

Điểm c: đăng ký và nộp thuế theo pháp luật Việt Nam, thực hiện chế độ kế toán, mở tài khoản và thanh toán theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, phục vụ hoạt động kinh doanh theo hợp đồng.

Lao động: chỉ đưa vào người Việt Nam không đáp ứng được

Điểm d là nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài hay bị đánh giá thấp. Nhà thầu tuyển và sử dụng lao động theo pháp luật lao động Việt Nam, và:

chỉ được phép đăng ký đưa vào Việt Nam những chuyên gia quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật và người có tay nghề cao mà Việt Nam không đủ khả năng đáp ứng.

Điều kiện kép: vừa phải thuộc ba nhóm nêu trên, vừa phải là vị trí mà trong nước không đáp ứng được. Khoản 4 Điều 49 còn giao chủ đầu tư nhiệm vụ xem xét khả năng cung cấp lao động kỹ thuật tại Việt Nam trước khi thỏa thuận danh sách nhân sự nước ngoài — nên đây là việc hai bên cùng phải chứng minh.

Bảo hiểm, thiết bị, chất lượng

Điểm đ và điểm h, i xoay quanh vật tư thiết bị: làm thủ tục xuất nhập khẩu vật tư máy móc thiết bị liên quan đến hợp đồng; đăng kiểm chất lượng vật tư, thiết bị nhập khẩu; đăng kiểm an toàn thiết bị thi công và phương tiện giao thông.

Điểm g quy định bảo hiểm bắt buộc theo từng loại nhà thầu:

• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp với nhà thầu tư vấn đầu tư xây dựng;
• Bảo hiểm tài sản hàng hóa với nhà thầu mua sắm;
• Các loại bảo hiểm với nhà thầu thi công xây dựng, cùng các chế độ bảo hiểm khác theo pháp luật Việt Nam.

Điểm k đặt nghĩa vụ chung: tuân thủ quy chuẩn, tiêu chuẩn, quy định về quản lý chất lượng công trình, an toàn lao động và bảo vệ môi trường.

Nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài khi kết thúc hợp đồng

Điểm l gom toàn bộ nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài khi hoàn thành công trình:

• Lập hồ sơ hoàn thành công trình;
• Chịu trách nhiệm bảo hành;
• Quyết toán vật tư, thiết bị nhập khẩu;
• Xử lý vật tư, thiết bị còn dư theo quy định về xuất nhập khẩu;
• Tái xuất vật tư, thiết bị thi công đã đăng ký theo chế độ tạm nhập – tái xuất;
• Thanh lý hợp đồng, đồng thời thông báo tới cơ quan quản lý nhà nước liên quan về việc kết thúc hợp đồng và chấm dứt hoạt động của văn phòng điều hành theo Mẫu số 12 Phụ lục III.

Việc thanh lý hợp đồng ở đây nối thẳng với khoản 3 Điều 46: giấy phép hoạt động xây dựng hết hiệu lực khi hợp đồng hoàn thành và được thanh lý. Xem bài thời hạn, lệ phí và hiệu lực giấy phép.

Điểm e nhắc lại nghĩa vụ thực hiện đúng hợp đồng liên danh hoặc sử dụng nhà thầu phụ Việt Nam đã xác định trong hồ sơ xin phép — chi tiết ở bài bắt buộc liên danh hoặc dùng thầu phụ Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Nhà thầu nước ngoài có bắt buộc lập văn phòng điều hành không?
Có, tại nơi có dự án. Trừ hợp đồng lập quy hoạch, lập dự án, khảo sát, thiết kế thì được lập tại trụ sở chủ đầu tư hoặc không lập văn phòng tại Việt Nam.

Công trình đi qua nhiều tỉnh thì đặt văn phòng ở đâu?
Tại địa phương đã cấp giấy phép hoạt động xây dựng.

Văn phòng điều hành tồn tại bao lâu?
Chỉ trong thời gian thực hiện hợp đồng, giải thể khi hợp đồng hết hiệu lực.

Được đưa lao động nước ngoài vào không?
Chỉ chuyên gia quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật và người có tay nghề cao mà Việt Nam không đủ khả năng đáp ứng.

Phải mua những loại bảo hiểm nào?
Tùy loại nhà thầu: trách nhiệm nghề nghiệp với tư vấn, tài sản hàng hóa với mua sắm, và các loại bảo hiểm với thi công xây dựng.

Con dấu dùng xong thì sao?
Phải nộp lại khi kết thúc hợp đồng, và chỉ được dùng cho công việc phục vụ hợp đồng theo giấy phép.

Quy định về nghĩa vụ của nhà thầu nước ngoài trích từ bản đăng Công báo của Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Toàn cảnh thủ tục ở bài giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài.